Om meer feeling te krijgen met mijn PMO collega’s en hun dagelijkse bezigheden, bracht ik een bezoekje aan Marloes.
We hadden afgesproken op ons kantoor aan de Oudegracht, wat handig was omdat Marloes in Utrecht woont. Voordat ons gesprek begon, had ze nog een telefonische vergadering, dus moest ze iets harder trappen om op tijd te zijn. Maar goed, rustig aan… vooral als je zwanger bent.
De Politie is het blauw dat ik op straat tegenkom
Nadat we ons in de vergaderruimte aan de Oudegracht hebben gesetteld en het alleenstaande ouderschap de revue is gepasseerd, ga ik van start. Je werkt bij de Politie, vertel eens wat doe je daar? Voor mij is de Politie het blauw dat ik op straat tegenkom, degenen die bekeuringen uitdelen, huiszoekingen verrichten, mensen arresteren, enzovoort. Kortzichtig? Ja, dat blijkt wel.
Marloes werkt al een aantal jaar voor de sector Huisvesting als PMO-professional. Maar, zegt ze: ‘laat die P maar weg hoor, ik ben eigenlijk een management ondersteuner met af en toe een project.’ Ze legt uit dat alle panden van de politie vallen onder de sector Huisvesting. Er wordt gewerkt met een complexe structuur. De sector Huisvesting bestaat uit 5 teams met elk een aantal clusters en elk team heeft een teamhoofd. Marloes maakt deel uit van het team Programmeren, dat bestaat uit verschillende specialismen. Deze specialismen omvatten Huisvestingsplannen, Business Control, Bedrijfsvoering en Informatiemanagement. Elk van deze specialismen draagt bij aan een effectieve beheersing en sturing van de huisvestingsorganisatie
Huisvestingsprojecten planning-technisch in kaart brengen
Omdat de ingewikkelde structuur me een beetje duizelt, vraag ik Marloes om een voorbeeld te geven. Zij legt uit: ‘elk jaar stelt de directie een kaderbrief op met daarin het huisvestingsbudget. Wij rekenen dit budget door aan de hand van alle beschikbare informatie over de geplande projecten en analyseren of we binnen het budget blijven. Mijn rol binnen het team is om al onze werkzaamheden planning-technisch in kaart te brengen. Ik zorg ervoor dat we een overzicht hebben van hoe de werkzaamheden eruitzien in de tijd, welke periodes druk zijn en wanneer er rust is. Ik analyseer welke informatie nodig is voor de verschillende taken, wanneer deze informatie moet worden aangeleverd en wat het team ermee moet doen zodra de output gereed is. Daarnaast houd ik rekening met de behoeften van andere afdelingen. Ik zorg ervoor dat we weten wanneer zij de input van ons nodig hebben, en omgekeerd, wanneer zij ons de benodigde input kunnen leveren.
Marloes bevindt zich dus in het midden van het proces. Ze biedt ondersteuning aan het teamhoofd en de 3 clustercoördinatoren. Ze heeft zelf invulling kunnen geven aan haar rol, omdat er aanvankelijk geen duidelijke functieomschrijving was. Marloes zegt: ‘Ik speel in op de vraag, wat er speelt en wat er nodig is. Ik overstijg de clusters, fungeer als verbinder en vervul mijn rol binnen het web.’
Het samenspel tussen de inhoud en het PMO-aspect, wringt meestal niet
Als regiehouder zijn ze gestart met het implementeren van agile werken. Om ervoor te zorgen dat alle aanvragen gestroomlijnd verlopen en dat de werkzaamheden passen binnen onze lopende werkzaamheden, hebben ze een intaketeam opgericht. In dit intaketeam worden nieuwe verzoeken ingediend en wordt de prioriteit bepaald. Deze verzoeken kunnen variëren van nieuwe rapportages en (afwijkende) informatie-uitvragen tot verbetertrajecten en aanpassingen aan bestaande processen. Zodra het vraagstuk helder is, worden de agile scrum teams erbij betrokken en wordt er een team samengesteld om het ontwerp verder uit te werken. Marloes fungeert als regiehouder en zorgt ervoor dat de implementatie soepel verloopt. Daarnaast vervult ze de rol van scrum master en begeleidt ze het proces. ‘Ik vind het interessant om een nieuw project te implementeren, omdat ik daarin kan groeien. Ik ben eigenlijk wel blij met de functie zoals ik die voor mezelf heb gecreëerd. De ene keer leid ik als scrum master een vergadering en in een andere vergadering maak ik notulen. Het samenspel tussen de inhoud en het PMO-aspect wringt meestal niet.’
Werken met Agile Scrum is verhelderend en biedt structuur
‘In de huisvestingsprojecten maken we gebruik van de watervalmethode Prince2. Om veranderingen en vernieuwingen beter in kaart te brengen en efficiënter te werken, hanteren we de Agile-werkwijze. Ik werk graag met Agile Scrum, omdat het helder is en structuur biedt. Op deze manier kunnen we de werkzaamheden beter plannen en het dwingt ons om keuzes te maken. Voor automatisering maken we gebruik van ons interne politiebord (WeQan), dat bij Agile Scrum hoort. Verder werk ik veel met Microsoft Office; in Excel maak ik de planningen.’
Het vervolg kun je zelf bepalen of verbeteren
Waar moet een goed functionerend PMO aan voldoen? ‘Als PMO’er moet je het overzicht kunnen behouden, kunnen communiceren op verschillende niveaus en in staat zijn planningen te maken. Je hebt een logische denkwijze, waarbij oorzaak en gevolg duidelijk aanwezig zijn. En niet te vergeten: goed kunnen luisteren.’ Bij mijn vraag wat ze zo leuk vindt aan het vak, reageert Marloes enthousiast: ‘Het leuke is dat je met veel verschillende onderwerpen bezig bent, veel mensen spreekt, een sparringpartner bent voor collega’s, taken kunt uitzetten en het vervolg kunt bepalen of verbeteren. Elke dag is anders, wat het uitdagend en afwisselend maakt.’
Ik heb Marloes leren kennen als een vriendelijke, open en serieuze vrouw met een eigen wil en wensen. Bedankt Marloes voor het gesprek. Ik vond het leuk om met je te praten en ben weer wat wijzer geworden over de diversiteit van het werk bij de politie, verder dan alleen het ‘blauw op straat’. Geniet van je zwangerschap en uiteraard van de tijd wanneer de kleine er is.
