De plek waar je als PMO werkt is bepalend. Op portfolio niveau zijn andere vereisten en resultaten gewenst dan in een projectteam. Natuurlijk wordt de juiste PMO’er op de juiste plek gezet en wordt er gekeken naar: niveau, ervaring en opleidingen. Zelf heb ik onlangs het IPMA-D examen behaald en ik kan je deze opleiding zeker aanraden! 

Ik ben veel te weten gekomen over wat een opdrachtgever het meeste helpt bij het realiseren van een project. Door IPMA worden hoofd- en bijzaken beter gescheiden, structuur en vorm aangebracht en het stelt je in staat snel en accuraat de juiste keuzes te maken. Ook wordt er meer in- en overzicht gegeven en gehouden.

Veel betere sturing en beheersing van taken

Door de IPMA-methodiek te gebruiken, zie ik dat je met een aantal aanpassingen een project een hele andere kant op kunt sturen. Dit zorgt voor een gevoel van ruimte in de agenda (effectief vergaderen), rust in de tent (alle documenten op één plek), duidelijke communicatie (gegevensontsluiting geregeld, KPI, proces rapportage).

Als PMO met een IPMA-achtergrond neem je gemakkelijker werkzaamheden op zoals: voorzien in een functionele aansturing voor het team op het gebied van document beheer, projectplanning, risicomanagement en financiën. Als je in een team komt wat dit allemaal nog niet heeft en zoekt naar een structuur, kan je dit relatief eenvoudig realiseren door:

• Stel een risicoregister op en ga risico gestuurd handelen: door beheersmaatregelen uit te voeren. Maak deze SMART (anders heb je er niets aan) en publiceer de top 5-wekelijks met beheersmaatregelen, op naam eigenaar en streefdatum.
• Bij elke uitgevoerde beheersmaatregel tik je het bespaarde risicobudget af en rapporteer je dit. Van het bespaarde geld kan je een team uitje organiseren of een donatie doen aan een goed doel of duurzaamheidsdoelstelling.
• Maak een projectplanning: zet er duidelijk in wanneer, wat, af moet en wie, wat, moet doen. Zet er producten in, geen acties! Een ‘collega bellen’ is geen product. Een ‘ondertekend contract’ wel. En organiseer – indien mogelijk – een samenkomst om de successen met elkaar te delen. Dat is leuk, zinvol, gezellig en leerzaam.
• Maak een SharePoint en zet alles op één plek. Beheer deze heel goed. Geen documenten rondsturen per e-mail. Dit noemen we ruis.
• Agendabeheer: Plan je project stand-up in en de 6-wekelijks formele overleg. Alle andere vergaderingen vervallen.
• Standaardiseer de agenda en notulen en zorg voor een sterke voorzitter die de structuur en het overzicht in het gesprek weet te bewaren.
• Wees rots- en rolvast: ‘Schoenmaker blijf bij je leest‘ is het spreekwoord?

Met alleen het toepassen van één principe uit de IPMA-bibliotheek kan je als PMO’er je toegevoegde waarde laten zien. Het fijne is dat er legio methodieken zijn: van teamvorming naar typen aansturing bij verschillende teams, volwassenheidsniveau promoten, contractbeheer, fasegericht risicomanagement tot aan budgettering, etc.

Met IPMA geef je structuur aan een project en je team. En zorg je er niet alleen voor dat je de doelstellingen haalt maar signaleer je ook tijdig dat er doelstellingen bijgesteld moeten worden. Of dat er zaken nodig zijn (materialen, mensen of specifieke kennis).

Minder hard ploeteren, maar betere resultaten

De kunst is om IPMA op een juiste manier uit te dragen. Rekening houdend met inlevingsvermogen en bestuur sensitiviteit. Soms denken we dat alles op een project werkt, maar doorgaans blijkt het toch ‘nou net niet zo’ te werken. Met een IPMA-diploma, kan je als PMO’er ervoor zorgen dat iedereen minder hard hoeft te ploeteren om de zeilen in de wind te houden, door ze gewoon vol in de wind te zetten! Dit met dezelfde hoeveelheid inzet, maar met een veel hogere kwaliteit. Het scheelt geld, tijd, energie, is duurzaam en leuk. De IPMA-kennis zet je binnen de kortste keren om in behaald resultaat. Dus ik zeg doen! Je kan zoveel meer met IPMA-kennis op zak.

Deze gastblog is geschreven door Boudewijn, voorheen werkzaam als Projectcoördinator/PMO bij Tennet.