Tijdens het Kabinet Rutte-I, met een vervolg vanuit Rutte-II, is de politieke wens geuit om de rechtspraak digitaal toegankelijk te maken. Rechtbanken, gerechtshoven, Raad van State en Hoge Raad zijn hiertoe parallelle ontwikkelingstrajecten gestart om deze veranderingen mogelijk te maken en de voordelen te benutten.

Sinds maart 2015 ben ik vanuit buro C5 hierbij betrokken als Projectsecretaris. Binnen de Hoge Raad der Nederlanden mag ik de projectmatige ondersteuning invullen van het project Dic@s (Digitale cassatie) dat als doel heeft om de cassatieprocedure digitaal toegankelijk te maken voor rechtzoekenden en/of hun procesvertegenwoordigers.

Hierbij gaat het om de mogelijkheid voor procespartijen om gebruik te maken van een webportaal bij het starten van een procedure, om documenten aan te leveren en te ontvangen, om het dossier in te zien, de status van hun zaak te volgen etc. Voor de Hoge Raad zijn er voordelen, bijvoorbeeld omdat alle processtukken digitaal aangeleverd worden en de uitwisseling van papieren dossiers op termijn zal verminderen. Voor procespartijen zijn er voordelen omdat de cassatiemiddelen digitaal kunnen worden aangeleverd in plaats van per fax of op papier. Een grote verandering is ook dat het dossier vanaf de eigen werkplek (via het webportaal) kan worden ingezien.

Vanzelfsprekend is de interne organisatie van de Hoge Raad binnen het project Dic@s een belangrijke betrokkene, maar dit geldt minstens ook voor de rechtzoekenden en hun professionele procesvertegenwoordigers (zoals de advocatuur). Waar mogelijk is dialoog en afstemming in het project ingebouwd om de voordelen van de verandering bij alle partijen te laten vallen.

Project Dic@s
De projectorganisatie van het project Dic@s is opgezet als een relatief klein team dat naar behoefte op- en afgeschaald kan worden. Van de projectmedewerkers wordt daarom flexibiliteit gevraagd bij het uitvoeren van de diverse projectwerkzaamheden. Voor mij is het dan ook een opdracht met veel mogelijkheden en veel diversiteit.  Het project kent door de wens tot digitalisering een hoog ICT-gehalte maar de impact op mensen, werkprocessen, procesreglementen en zelfs op wetgeving zijn groot. Ook vraagt afstemming binnen de rechtspraakketen de volle aandacht.

De Hoge Raad is de hoogste rechter voor het civiele recht, het strafrecht en het belastingrecht. De digitalisering is per sector ingezet en inmiddels operationeel voor civiele vorderingszaken. Sinds maart 2017 is digitaal procederen voor dit type zaken verplicht. Een eerste evaluatie heeft een hoge ‘klanttevredenheid’ laten zien. Het webportaal voor het strafrecht is op dit moment in ontwikkeling. Hierbij wordt een aanpak gevolgd die vergelijkbaar is met die bij de ontwikkeling van het portaal voor de civiele sector.

Aanpak
De aanpak kenmerkt zich doordat de business consultants en developers vanuit het Dic@s team in sprintmeetings de functionele vraag ophalen bij een kerngroep van specialisten van de betreffende sector (raadsheren en advocaten-generaal, medewerkers Wetenschappelijk Bureau, griffiemedewerkers etc.) en die functionele vraag vervolgens vertalen naar een technische oplossing, die dan later weer bij die groep wordt getoetst en fijn geslepen. Dit zorgt ervoor dat niet alleen vraag en antwoord helder zijn voor iedereen, maar dat ook de werkprocessen nauwkeurig doorlopen worden en de verschillen tussen het werken volgens de oude ‘papieren werkelijkheid’ en het nieuwe werken volgens de ‘digitale toekomst’ helder wordt.

Doordat naast die sprintmeetings ook een stuurgroep bijeen komt waarin management, bestuur, projectleider en de business consultants betrokken zijn wordt de voortgang en verantwoording geborgd. Daarnaast worden interne en externe partijen ook betrokken door consultatie-, voorlichtings- en testbijeenkomsten te organiseren. Het gaat dan primair om de eindgebruikers. Intern zijn dat bijvoorbeeld de medewerkers van de griffie en extern zijn dat veelal advocaten(kantoren) die hiervoor worden uitgenodigd.

Door middel van een intercollegiaal afstemmingsoverleg met de Raad voor de rechtspraak en de Raad van State wordt afgestemd om zoveel mogelijk op een eenduidige manier op te trekken in de digitalisering. Het zou immers vreemd zijn als de webportalen van deze organisaties veel van elkaar afwijken of dat bij opvolging in de rechtspraakketen de door partijen aangeleverde informatie weer opnieuw moet worden aangeboden.

De kennis die opgebouwd is bij het ontwikkelen van het webportaal voor digitale toegang tot de cassatierechtspraak is ook benut voor het publiceren van prejudiciële vragen die aan de Hoge Raad zijn gesteld. Via de technologie van het webportaal kunnen door betrokkenen zogenaamde zienswijzen worden ingediend bij prejudiciële vragen in belastingzaken. De aanpak en gekozen technologie bleek zo generiek dat via eenzelfde aanpak een webportaal is gerealiseerd voor het Netherlands Commercial Court (NCC). Het NCC is een nieuw op te richten internationale handelskamer waar Engelstalige rechtspraak mogelijk wordt gemaakt, een wetsvoorstel die dat mogelijk maakt is op 8 maart door de Tweede Kamer als zogenaamd hamerstuk aangenomen.

Resultaat
Dat het project bij de Hoge Raad zoveel resultaat heeft komt in mijn analyse vooral doordat de organisatie, werkprocessen en het aantal betrokken externe organisaties relatief overzichtelijk zijn. Verder streven de betrokken medewerkers en organisaties eenzelfde aanpak en doel na, waarbij niet direct volgens in beton gegoten planningen en projectmethodes wordt gewerkt maar meer naar consensus, over een inhoudelijk sterk resultaat, wordt gestreefd.

Deze gastblog is geschreven door Paul Hesseling – Projectsecretaris bij de Hoge Raad