Als PMO’er bevind je je in het kloppend hart van projecten. Je bent de schakel tussen teams, management en stakeholders. Je communiceert de hele dag door. Maar: komt je boodschap ook echt aan zoals je die bedoeld hebt? Juist daarom is heldere communicatie — of duidelijke communicatie — cruciaal in alles wat je doet.

Heldere communicatie is nodig om goed samen te werken. Zeker in projecten. Toch onderschatten veel mensen hoe belangrijk het is. In dit artikel lees je hoe je met weinig woorden veel duidelijkheid geeft. Je ontdekt hoe je als PMO’er communicatie gebruikt om grip te houden. En om minder ruis en meer resultaat te krijgen.

Heldere projectcommunicatie is essentieel om teams op één lijn te houden. Het voorkomt verwarring en zorgt ervoor dat iedereen weet wat er van hen verwacht wordt. Misverstanden ontstaan vaak niet expres. Mensen nemen iets aan of geven een uitleg die niet volledig is. Daardoor raken collega’s in de war, of er gaan dingen mis. Dat kost tijd en energie.

Herkenbaar? Dan is het belangrijk om alert te zijn:

• Je krijgt vragen over iets wat je al uitgelegd had.
• Er ontstaat verwarring over rollen of verwachtingen.
• Stakeholders interpreteren updates anders dan bedoeld.
• Je moet ‘corrigeren’ of achteraf verduidelijken.

Dit zijn tekenen dat de communicatie niet goed gaat. Herken je ze op tijd? Dan kun je je communicatieve vaardigheden verbeteren. Zo voorkom je fouten en bespaar je tijd. Als je goed leert communiceren, werk je rustiger én effectiever. Het verbeteren van je communicatieve vaardigheden is daarbij cruciaal om professioneler en efficiënter te communiceren.

👁️‍🗨️ Vergeet non-verbale ruis niet. Want ook lichaamstaal, gezichtsuitdrukking en digitale communicatie (zoals e-mails of onduidelijke chatberichten) spelen een belangrijke rol in duidelijke communicatie. Een bewuste houding ten opzichte van heldere communicatie maakt hier een wereld van verschil.

Ten eerste begint heldere communicatie met bewustwording. Stel jezelf daarom vooraf deze simpele vragen:

• Wat is mijn boodschap?
• Voor wie is het bedoeld?
• Wat moet de ander ermee doen of weten?
• Is dit het juiste moment of kanaal?

Tip: Gebruik de KISS-methode – Keep It Short & Specific. Houd het kort, duidelijk en doelgericht.
Denk: “Wat wil ik dat de ander onthoudt?”

Voorbeeld: In plaats van “Wil je hier even naar kijken?” zeg je:
“Kun jij de planning van sprint X reviewen voor donderdag 12.00 uur?”

Hulpmiddelen zoals Slack en MS Teams zijn handig om snel iets te delen. Maar gebruik ze bewust. Denk goed na welk kanaal je kiest voor welk bericht. Past het bij jouw projectcommunicatie? Kies dan dat kanaal. Heldere communicatie voorkomt dat belangrijke informatie zoekraakt in een chat of e-mail. Als je projectcommunicatie duidelijk en gepland aanpakt, begrijpen mensen elkaar beter. En dat zorgt voor meer rust en vertrouwen in het team.

Wat jij logisch vindt, kan voor een ander juist verwarrend zijn. Gebruik daarom geen moeilijke woorden, afkortingen of vage termen. Pas je uitleg aan aan de persoon tegenover je. Zo wordt projectcommunicatie makkelijker te volgen én werkt het beter.

Richtlijn:

• Management? Focus dan op impact en besluiten.
• Teams? Geef vooral duidelijkheid over wie, wat, wanneer.
• Stakeholders? Informeer hen over voortgang, risico’s en informatieoverdracht.

Als je duidelijk communiceert, werkt je project beter. Zo voorkom je misverstanden. En je versterkt je communicatie skills. Dat helpt ook bij samenwerken. Mensen begrijpen elkaar beter en er ontstaat meer openheid en vertrouwen.

Tip: Luister goed naar de ander. Stel een vraag zoals: “Wat neem je hieruit mee?” Zo weet je of de informatieoverdracht is gelukt. Dit helpt om misverstanden te voorkomen. En je werkt ook aan je communicatieve vaardigheden.

Goede communicatie is helder. Dat betekent: duidelijk zeggen wat je bedoelt. Als je communicatieve vaardigheden goed zijn, kun je makkelijker uitleggen wat je bedoelt. Dan weet je ook wanneer je iets wel of juist niet moet zeggen. Oefenen helpt. Zo word je steeds duidelijker. En je voorkomt verwarring. Plan daarom momenten in om met je team te overleggen over de communicatie. Neem de tijd om stil te staan bij wat goed gaat en wat beter kan.

Praktisch:

• Plan vaste momenten voor statusupdates.
• Laat ruimte voor feedback of vragen.
• Herhaal belangrijke punten, want consistentie leidt tot duidelijkheid.

📌 Voorbeeld: Kijk aan het einde van de week even terug. Wat heb je gedaan? Wat komt eraan? En waar moet je nog iets extra’s voor regelen?

Plan ook bewust momenten zonder communicatie. Bijvoorbeeld even geen mail of meetings. Zo kan iedereen zich beter concentreren. En je voorkomt dat mensen overprikkeld raken. Als je afspraken goed opschrijft en herhaalt, blijft alles duidelijk. Dat geeft rust en voorkomt misverstanden in het team.

Jouw communicatiestijl bepaalt de toon in het team. Je moet dus duidelijk en vriendelijk communiceren. En zorgen dat je boodschap goed aankomt. Zo versterk je stakeholdermanagement en een gezonde teamdynamiek.

💡 Teamtip: Gebruik bijvoorbeeld de ‘dubbelcheck-regel’: laat collega’s herhalen wat is afgesproken. Dat vergroot het begrip en voorkomt fouten in de informatieoverdracht.

Als PMO’er is het belangrijk dat je blijft werken aan je communicatieve vaardigheden. Niet alleen voor jezelf, maar ook voor je team. Zo bouw je samen aan een duidelijke communicatiecultuur. Daardoor weet iedereen wat er speelt, wat er verwacht wordt en waar hij aan toe is. Door te investeren in duidelijke informatieoverdracht blijft iedereen beter aangehaakt.

Communicatie is belangrijk. Het hoort bij je werk als PMO’er. Hoe beter je communiceert, hoe minder herstelwerk er nodig is.

👉 Het helpt om een overleg af te sluiten met een korte samenvatting. Noem wat is besloten, wie wat gaat doen, en wanneer het klaar moet zijn. Zo blijft iedereen op dezelfde lijn. Op die manier verhoog je de effectiviteit van de communicatie binnen projecten. Bovendien helpt structurele aandacht voor projectcommunicatie je om verwachtingen helder te houden en risico’s te beperken.

📈 Effectieve communicatie maakt jou zichtbaarder, professioneler én succesvoller in stakeholdermanagement. Daardoor kun je ook beter omgaan met belanghebbenden en verwachtingen managen.

💬 Heldere communicatie begint bij jezelf. Zet vandaag nog de eerste stap richting minder ruis, betere communicatieve vaardigheden en een rustiger werkproces. Praat erover met je team. Kijk wat beter kan en pas het aan. Zo blijf je verbeteren.

Vaardigheden zoals communicatie, samenwerken en verandermanagement worden steeds belangrijker voor PMO-professionals. 🔗 Lees meer over: Soft skills in de spotlights.

Volgende week in deze serie: 🔜 PMO’er 2.0: Groeien van operationeel naar strategisch

➡️ Volg ons op LinkedIn zodat je geen thema mist en continu groeit in jouw rol als PMO’er.

Nieuwsfeed