Als PMO’er ben je vaak de eerste die twijfel of weerstand opvangt bij collega’s. Bijvoorbeeld als er een nieuwe werkwijze wordt geïntroduceerd, of als een verandering net even anders loopt dan verwacht. Dan kun je uitleggen, overtuigen of zenden — maar vaak helpt het méér om gewoon het gesprek aan te gaan.

Met een paar eenvoudige gesprekstechnieken kun je mensen beter begrijpen, spanningen wegnemen en samen in beweging komen. Zo maak je van weerstand geen blokkade, maar juist een ingang voor dialoog en vertrouwen. En dát is precies waar jouw rol als PMO’er het verschil maakt in tijden van verandering.

🎯 5 gesprekstechnieken die helpen bij weerstand

1. Stel open vragen – geen ja/nee-vragen
2. Herhaal wat iemand zegt in je eigen woorden (actief luisteren)
3. Erken de emotie of twijfel achter de opmerking
4. Vraag door zonder oordeel (“Wat bedoel je precies met…?”)
5. Geef ruimte om even stil te zijn – laat de ander nadenken

Voorbeeld: In een overleg zeg je iets over de nieuwe rapportagevorm. Een collega zucht en zegt: “Serieus? Nog een extra taak erbij?” In plaats van jezelf meteen te verdedigen, reageer je: “Snap ik. Wil je vertellen wat je er lastig aan vindt?” Dat ene zinnetje opent het gesprek – en haalt vaak al de lading eraf.

Omgaan met weerstand hoort bij elke verandering. Zeker als je als PMO’er nieuwe werkwijzen introduceert of processen wilt verbeteren. Dat kan schuren – en dat is normaal. Als PMO’er werk je midden in de organisatie. Jij zet beweging in gang en helpt teams vooruit. Maar juist daardoor loop je ook tegen vragen, twijfel of weerstand van collega’s aan.

Gelukkig kun je daar slim mee omgaan. Met open gesprekken, nieuwsgierigheid en een beetje lef verander je weerstand van blokkade in kans. Zo maak je weerstand bespreekbaar, bouw je vertrouwen op en krijg je collega’s stap voor stap mee.

In dit artikel ontdek je hoe je als PMO’er effectief met weerstand omgaat. Geen frustratie, maar praktische tips, herkenbare voorbeelden en technieken die werken. Zo zorg je dat je niet alleen verandering inzet, maar dat mensen er ook echt enthousiast van worden.

Wanneer iemand “nee” zegt, bedoelen ze vaak iets anders. Bijvoorbeeld: “Ik snap het niet”, “Ik ben bang dat ik het fout doe”, of “Ik voel me niet gehoord”. Het klinkt als weerstand, maar vaak zit er iets anders achter: onzekerheid, onduidelijkheid of simpelweg een gemis aan uitleg. Mensen zeggen geen nee om lastig te doen – ze willen gewoon grip houden op wat er verandert. Achter weerstand zit dus bijna altijd waardevolle informatie.

Wat kun jij doen?

• Luister actief. Stel open vragen: “Wat maakt dit lastig voor je?”
• Check aannames. Misschien voelt iemand zich buitengesloten of overvallen.
• Herken emoties. Soms moet iets eerst even ‘ontladen’ voordat er ruimte komt voor een oplossing.

🔍 PMO-praktijkvoorbeeld: Bij een nieuwe tool voor voortgangsrapportages kreeg je veel weerstand. Je besloot een-op-een in gesprek te gaan. Daaruit bleek: collega’s voelden zich onzeker over de nieuwe tool. Na een korte demo en oefensessie ging de knop om – juist door dat luistermoment.

Plannen die zonder overleg worden bedacht, roepen al snel twijfel of onzekerheid op. Collega’s haken af als ze zich buitengesloten voelen of als iets gewoon niet duidelijk is. Door mensen er vanaf het begin bij te betrekken, ontstaat er meer begrip, eigenaarschap én enthousiasme. Samen veranderen werkt het best. Door vanaf het begin samen te werken, ontstaat er vertrouwen, betrokkenheid en minder weerstand. Zo wordt verandering iets van iedereen – niet iets dat wordt opgelegd.

Hoe dan?

• Betrek sleutelfiguren bij de voorbereiding.
• Laat collega’s meedenken over invulling en aanpak.
• Bouw pilots waarin ruimte is om te experimenteren.

🧩 Tip: Zie weerstand niet als iets lastigs, maar als iets dat erbij hoort. Als je laat merken dat je de twijfel of terughoudendheid begrijpt, voel je meteen dat de spanning zakt – en je krijgt er vaak vertrouwen voor terug.

Soms voel je aan alles: dit gaat schuren. En dat voelt misschien ongemakkelijk – maar juist dan is het slim om het gesprek te starten. Niet om iemand te overtuigen, maar gewoon omdat je benieuwd bent naar wat er écht speelt.

Stel vragen als:

• “Wat zou voor jou helpen om hier wél achter te staan?”
• “Waar zie je risico’s? En hoe kunnen we die wegnemen?”
• “Wat zou jij anders aanpakken als je dit mocht leiden?”

🧠 Dit vraagt lef. Tegelijk is het precies wat zorgt voor echte verbinding – en vaak verrassend open gesprekken.

Voorbeeld uit de praktijk: Je introduceert een nieuwe intake-template voor projecten. In een overleg fronst een collega al snel de wenkbrauwen: “Moeten we dit er nou ook nog bij gaan doen?”
In plaats van meteen uit te leggen waarom het handig is, stel je een vraag: “Wat zie jij als risico als we hiermee gaan werken?” Hij vertelt dat het team nu al veel tijd kwijt is aan administratie. Je erkent dat, en laat daarna in een korte demo zien hoe de template juist tijdwinst oplevert in het vervolg. Hij knikt en zegt: “Oke, dan snap ik het wel.”

Wat hielp hier? Nieuwsgierigheid. Niet zenden, maar vragen stellen. En erkennen waar iemands twijfel vandaan komt.

Weerstand is niet van de ene op de andere dag weg. Het kost tijd om mensen écht mee te krijgen, en dat is helemaal oké. Juist door klein te beginnen, komt er stap voor stap meer beweging. Als mensen merken dat iets werkt en dat hun inbreng telt, raken ze vanzelf enthousiaster – en willen ze vaker meedoen.

Daarom is het slim om te bouwen aan:

• Quick wins: maak de voordelen van verandering zichtbaar.
• Verhalen: laat gebruikers of projectleiders zelf delen wat werkt.
• Herkenning: vier stapjes vooruit, hoe klein ook.

🔎 Voorbeeld: Na de introductie van een nieuw planningstemplate merkte je dat één team het enthousiast oppakte. Je vroeg hen om hun ervaring kort te delen in een teambijeenkomst. Gevolg? Andere teams werden nieuwsgierig – en haakten aan.

Echte gedragsverandering heeft tijd nodig. Eén uitleg of mailtje is meestal niet genoeg – en dat weet jij als geen ander. Mensen moeten kunnen wennen, vragen kunnen stellen en dingen soms een paar keer horen of proberen. Juist dan is het belangrijk dat jij als PMO’er in beeld blijft, ook als de eerste kick-off al even achter de rug is.

Hoe je dat doet:

• Bied nazorg: vraag na een paar weken hoe het gaat.
• Organiseer een terugkommoment met ruimte voor vragen.
• Houd een spreekuur voor ‘live’ hulp of feedback.

Zo laat je zien dat je er niet alleen bent bij de start, maar ook onderweg betrokken blijft. Je denkt mee, helpt waar nodig en blijft beschikbaar voor vragen of twijfels. Juist in momenten van onzekerheid is het fijn als er iemand beschikbaar is die even meekijkt, meedenkt of gewoon een luisterend oor biedt. Zo maak je het verschil – niet door groots te veranderen, maar door er gewoon te zijn als het nodig is. En dát geeft vertrouwen. In elke stap, en in elke verandering.

Je hoeft niet altijd zelf degene te zijn die alles trekt. Verandering werkt pas echt goed als mensen zélf een rol krijgen in het proces. Door collega’s eigenaarschap te geven, groeit niet alleen hun betrokkenheid – er komt ook vanzelf meer beweging.

Wat je kunt doen:

• Vraag teamleden om zelf successen of inzichten te delen in updates of demo’s.
• Geef collega’s de ruimte om binnen hun eigen team iets aan te jagen.
• Laat ze meedenken, feedback geven én er echt iets mee doen

Zo laat je zien dat verandering van iedereen is. En het mooie is: als anderen het verschil mogen maken, hoef jij het niet allemaal zelf te dragen.

Als PMO’er zit je vaak midden in verandering. En waar iets verandert, is twijfel of weerstand niet meer dan logisch. Het hoort erbij. Wat telt, is hoe je ermee omgaat.

Luisteren, samen doen, klein beginnen – dat is waar het verschil zit. Geen grote plannen over de schutting, maar werken vanuit contact en vertrouwen. Zo breng je stap voor stap beweging in je organisatie.

Met een beetje lef en oprechte nieuwsgierigheid kun je van weerstand iets waardevols maken. Iets dat niet tegenwerkt, maar juist helpt om verder te komen. Vooruit dus – en dat doe je niet alleen.

Waardecreatie in PMO is essentieel. Stuur op impact met benefits management, OKR’s en een strategisch PMO. Ontdek hoe je dit doet. 🔗 Lees meer over: Focus op waardecreatie

Volgende week in deze serie: 🔜 Agile & PMO: Meer synergie dan je denkt

➡️ Volg ons op LinkedIn zodat je geen thema mist en continu groeit in jouw rol als PMO’er.

Nieuwsfeed