Realistisch plannen is belangrijker dan ooit. Je bent nog niet begonnen, en het voelt alsof je al achterloopt. De planning ligt klaar, het team is afgestemd, maar toch loopt het anders. Een besluit blijft uit. Een collega is overbelast. De samenwerking stokt. Voor je het weet beginnen de eerste deadlines te schuiven en moet jij als PMO’er improviseren om het overzicht te behouden.

Juist dan is realistisch plannen je houvast. Het geeft overzicht en helpt je op tijd bij te sturen. Zo houd je ruimte in je planning en je blijft flexibel, maar verliest het grotere doel niet uit het oog. Ook praktisch plannen, flexibel bijsturen en heldere communicatie spelen een rol. Samen vormen ze een realistische projectaanpak die ruimte laat voor verandering, zonder het overzicht te verliezen. Deze aanpak vraagt om een duidelijke structuur, buffers en een slimme projectplanning die meebeweegt met het project.

In dit artikel delen we 7 tips om als PMO’er flexibel en realistisch te plannen, juist als deadlines onder druk komen te staan.

Een veelgemaakte fout? Plannen alsof alles precies loopt zoals bedacht. Terwijl jij allang weet: een project verloopt bijna nooit volgens het boekje. Door standaard buffers in te bouwen voorkom je dat één kleine vertraging een domino-effect veroorzaakt. Dit is een goed voorbeeld van realistisch plannen: je gaat niet uit van het perfecte scenario, maar houdt bewust ruimte voor onverwachte wendingen.

Hoe dan?
Plan minimaal 10–20% extra tijd in bovenop je inschatting. Loopt alles soepel? Dan heb je tijdwinst. Loopt het anders? Dan heb je ruimte om bij te sturen zonder paniek.

Voorbeeld: Is een reviewtraject op papier 2 dagen? Plan dan 3. Zo heb je ruimte voor uitloop zonder impact op de volgende stap.

Plannen op exacte data lijkt duidelijk, maar geeft vaak schijnzekerheid. Want als er iets verschuift, raakt meteen de hele planning uit balans. Werk je met tijdvensters? Dan geef je wél richting, maar ook ademruimte.

Wat bedoelen we daarmee?
Geef taken of oplevermomenten een bandbreedte in de tijd, bijvoorbeeld: “tussen 5 en 9 augustus” in plaats van “8 augustus”. Dit voorkomt onnodige druk en geeft je teamleden de ruimte om hun werk af te stemmen op andere taken of deadlines – een vorm van realistisch plannen die rekening houdt met variatie in uitvoering.

Dit is vooral effectief bij taken die niet op de dag nauwkeurig afhankelijk zijn van anderen, zoals documentatie, interne reviews of eerste conceptversies.

Je planning leeft – dus moet je regelmatig toetsen of die nog klopt. Reflectiemomenten helpen je om real-time bij te sturen. Wacht daar niet mee tot het te laat is.

Hoe werkt dat in de praktijk?
Plan vaste wekelijkse of tweewekelijkse ‘planning checks’ in: korte momenten (15–30 min) met de projectleider of teams om status, knelpunten en bijsturing te bespreken. Maak het klein, licht en ritmisch. Deze momenten dragen bij aan praktisch plannen en maken het makkelijker om op tijd te signaleren waar bijsturing nodig is.

Zo voorkom je verrassingen, krijg je tijdig signalen van uitloop én versterk je de realistische planning op teamniveau.

Jij weet: projecten draaien niet alleen op taken die zichtbaar zijn in de tool. Overleg, afstemming, wachten op goedkeuring – dat kost allemaal tijd en vraagt om een slimme projectplanning waarin ook deze fasen zijn meegenomen. Toch wordt die tijd zelden expliciet ingepland.

Wat kun je doen?
Benoem deze ‘verborgen lagen’ expliciet in je planning. Voeg bij elke opleveringstap ook tijd toe voor:

• afstemming met stakeholders,
• reacties op feedback,
• wachttijd op input van anderen.

Hierdoor ontstaat een realistischer beeld van de doorlooptijd én wordt de inzet van alle betrokkenen beter zichtbaar.

Een planning is pas realistisch als hij klopt met de beschikbare mensen en uren. Maar dat inzicht ontbreekt vaak, zeker bij mensen die op meerdere projecten tegelijk werken.

Wat is jouw rol hierin?
Durf het gesprek te voeren over werkdruk en capaciteit. Zorg dat je niet alleen kijkt naar het projectplan, maar ook naar de totale inzet van teamleden – een belangrijk onderdeel van een realistische projectaanpak.

Werk met resourceoverzichten of capaciteitstabellen, al is het maar op hoofdlijnen. Dit geeft inzicht in waar de druk zit – en voorkomt dat je plannen baseert op tijd die er niet is. Daarmee ondersteun je een realistische projectaanpak waarin ruimte is voor eerlijk inzicht in capaciteit.

Als deadlines moeten schuiven, is de manier waarop je dat communiceert cruciaal. Veel onrust ontstaat doordat stakeholders verrast worden. Door proactief en oplossingsgericht te communiceren behoud je vertrouwen én regie – een essentieel onderdeel van planning beheersen als PMO’er.

Hoe pak je dat aan?

• Meld vertragingen op tijd. Wacht niet tot het laatste moment.
• Communiceer alternatieven (“Wat kunnen we wel opleveren?”).
• Blijf helder: geen wolligheid, maar eerlijkheid + een praktische planningsaanpak die vertrouwen wekt.

Voorbeeldzin:
“De oplevering van fase 1 schuift waarschijnlijk naar week 35, omdat het datateam langer nodig heeft. Ik kom morgen met een aangepast voorstel voor de impact op fase 2 en hoe we dat kunnen opvangen.”

Deadlines die verschuiven voelen soms als een nederlaag. Maar in werkelijkheid zijn ze een signaal: er is iets veranderd in de context, de scope of de capaciteit.

Wat helpt?
Zie planning als een levend instrument. Jij bent als PMO’er niet de handhaver van de heilige datum, maar de bewaker van voortgang, ritme en afstemming. Gebruik een verschuiving om samen het doel opnieuw scherp te stellen, prioriteiten te checken en keuzes te maken – kortom: planning bijsturen op basis van nieuwe inzichten.

Door schuiven bespreekbaar te maken, houd je het proces volwassen én toekomstbestendig. Dit is wat we bedoelen met regie houden op deadlines – niet alles strak willen controleren, maar wel bewust blijven sturen.

Als PMO’er ben jij degene die structuur aanbrengt, overzicht bewaart en het proces ondersteunt. Wanneer deadlines beginnen te schuiven, ben jij degene die overzicht behoudt en knelpunten signaleert. Juist dan komt het aan op inzicht in het grotere geheel én oog voor detail.

Realistisch plannen betekent dat je weet wat mogelijk is binnen de grenzen van tijd, capaciteit en afhankelijkheden. Je voorkomt overbelasting door kritisch te kijken naar wat echt prioriteit heeft. En je zorgt voor transparante communicatie over wat haalbaar is, zodat anderen ook realistische verwachtingen kunnen hebben.

Wanneer deadlines schuiven, is dat geen teken dat het project faalt – het vraagt om een moment van heroriëntatie. Jij helpt om opnieuw te bepalen wat prioriteit heeft, welke stappen nodig zijn en wat realistisch is binnen de beschikbare ruimte. Door op tijd bij te sturen en verwachtingen helder te houden, voorkom je dat projecten vastlopen en ondersteun je een praktische planningsaanpak die ruimte laat voor aanpassing. Door te sturen op een slimme projectplanning, blijf je in controle – ook als de omstandigheden veranderen. Zo blijft het project in beweging, zelfs als het pad verandert.

Leer hoe je een innovatief PMO kunt creëren met technologie, werkmethoden en efficiëntie. Ontdek handige tools en praktijkvoorbeelden voor succes. 🔗 Lees meer over: PMO als broedplaats voor innovatie.

Volgende week in deze serie: 🔜 PMO als kennisspeler: Deel slim, deel effectief

➡️ Volg ons op LinkedIn zodat je geen thema mist en continu groeit in jouw rol als PMO’er.

Nieuwsfeed