Kwartiermaker / PMO

Bij welke opdrachtgever ga je werken?

Dit ga jij doen!

Als kwartiermaker ga je 2 verschillende opdrachten vervullen: 

• Kwartiermaker voor het opzetten van een Projectmanagement Office (PMO): 18 uur
• Kwartiermaker voor het opzetten van een Bedrijfsbureau binnen de Afdeling Informatievoorziening: 18 uur.

Kwartiermaker voor het opzetten van een Projectmanagement Office (PMO): 18 uur

De kwartiermaker heeft als taak om een Projectmanagement Office (PMO) op te zetten binnen de afdeling Informatievoorziening, met als doel de projecten, programma’s en het projectportfolio effectiever te beheren en te ondersteunen. 

Kernverantwoordelijkheden:
1. Opzetten van processen voor overzicht van lopende projecten:

• Ontwikkelen en implementeren van een standaardproces voor het registreren, monitoren en bijwerken van de status van alle projecten.
• Invoeren van een centraal projectportfolio waarin alle lopende projecten worden geregistreerd, inclusief status, eigenaarschap, en belangrijkste deadlines.
• Definiëren van criteria voor prioritering en risicoanalyse van projecten.

2. Voortgangs- en statusrapportages

• Ontwerpen van een gestandaardiseerd format voor statusrapportages van projecten (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks).
• Vaststellen van KPI’s en andere meetbare indicatoren die inzicht geven in de voortgang van projecten.
• Zorgen voor een vaste cyclus van rapportages, zodat stakeholders regelmatig geïnformeerd worden over de status van projecten.

3. Proces voor urenregistratie en rapportage

• Ontwerpen en implementeren van het proces rondom het financiële framework van IV
• Implementeren van een systeem waarmee medewerkers hun uren kunnen schrijven op specifieke projecten.
• Ontwikkelen van richtlijnen voor nauwkeurige en consistente urenregistratie per project en zorgen dat dit proces breed gedragen wordt binnen de organisatie.
• Opzetten van een rapportageproces waarin uren per project worden verzameld, geanalyseerd en gerapporteerd aan relevante stakeholders.

4. Financiële status van projecten

• Inrichten van processen om de financiële gezondheid van projecten in kaart te brengen, waaronder budgettering, uitgaven, en prognoses.
• Regelmatige financiële rapportages opstellen die inzicht geven in de voortgang van projecten ten opzichte van het budget.
• Samenwerken met de financiële afdeling om een systeem te implementeren waarmee de financiële status van projecten eenvoudig bijgehouden en geanalyseerd kan worden.

5. Functiebeschrijving voor continuïteit

• Opstellen van een functiebeschrijving voor de taken binnen het PMO.
• Samen met het sectiehoofd en team Regie zorgen dat de vacature vervuld wordt.
• Overdragen van kennis, processen en werkzaamheden aan de nieuwe PMO-er.

Kwartiermaker voor het opzetten van een Bedrijfsbureau binnen de Afdeling Informatievoorziening: 18 uur:

De kwartiermaker is verantwoordelijk voor het opzetten van een bedrijfsbureau binnen de afdeling Informatievoorziening. Dit bedrijfsbureau heeft als doel de financiële en daaraan gekoppelde operationele processen te centraliseren en te optimaliseren.

1. Bijhouden van uitgaven per onderdeel

• Opzetten van een proces om uitgaven per kostenpost nauwkeurig bij te houden (licenties, hardware, inhuur, projecten en overige) in lijn met de financiële processen van de Gemeente Zwolle.
• Opzetten van een proces om de uitgaven regelmatig te monitoren en afwijkingen te signaleren, bijvoorbeeld door het laten maken van een dashboard. Dit proces is zowel bedoeld voor management als voor stakeholders binnen IV.

2. Koppelen van uitgaven aan de begroting

• Zorgen dat er regelmatig rapportages of een dashboard worden opgesteld die inzicht geven in de voortgang van uitgaven ten opzichte van de begroting.
• Proactief adviseren van het management over afwijkingen en mogelijke financiële risico’s.

3. Bijhouden van betaalde uren en facturatie

• Opzetten van een proces waarin uren, die vanuit het financieel framework betaald worden, nauwkeurig worden geregistreerd.
• Zorgen voor een koppeling tussen urenregistratie en facturatie, zodat de juiste afhandeling van betaalde uren gegarandeerd is.
• Implementeren van een heldere rapportagestructuur die de afhandeling van projectfacturaties inzichtelijk maakt.

4. Optimaliseren van de financiële afhandeling van het inkoopproces

• Ontwerpen en implementeren van een proces, dat begint bij de overdracht van contractmanagement en eindigt bij de afhandeling van facturen in lijn met de bestaande processen vanuit finance.
• Procesfasering van de inkooporder, prestatieverklaring en factuurafhandeling in de juiste tijdsvolgorde waarborgen.
• Zorgen dat de samenwerking tussen de betrokken afdelingen (contractmanagement, inkoop, finance) soepel verloopt, met duidelijke afspraken over rollen en verantwoordelijkheden.
• Opzetten van (bij voorkeur) dashboards met management info. Indien nodig kan dit via rapportages.

5. Afstemming met andere afdelingen

• Intensieve samenwerking met de financiële afdeling, contractmanagement en inkoop om te zorgen dat alle processen op elkaar aansluiten.
• Regelmatige afstemming met de projectleiders en sectiehoofden binnen Informatievoorziening om ervoor te zorgen dat hun behoeften worden meegenomen in de procesontwikkeling.

6. Functiebeschrijving voor continuïteit

• Opstellen van een functiebeschrijving voor de taken binnen het bedrijfsbureau.
• Samen met het sectiehoofd en team Regie zorgen dat de vacature vervuld wordt.
• Overdragen van kennis, processen en werkzaamheden aan de nieuwe medewerker.

Functie-eisen

• Aantoonbare afgeronde opleiding op minimaal hbo bachelor niveau;
• Aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaar met opzetten van processen voor PMO en/of Financiën;
• Minimaal 3 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaren als programmamanager / kwartiermaker in het IV domein;

Wensen:

• Een aantoonbare afgeronde opleiding op minimale hbo bachelor niveau op het gebied van informatica, informatiemanagement, bestuurskundige informatica of management in IT;
• Aantoonbare kennis van projectmanagement processen (bijv. Prince2);
• Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 10 jaren als programmamanager / kwartiermaker in het IV domein;
• Aantoonbare werkervaring met het opzetten van een bedrijfsbureau binnen een afdeling Informatievoorziening.

Competenties:

• Communicatief vaardig;
• Zelfstandig werkend maar wel de afdeling meenemend;
• Overtuigend;
• Doelgericht;
• En vooral met enthousiasme en energie een opdracht willen oppakken. 

Aanvullende informatie en arbeidsvoorwaarden

Looptijd:
Jij bent beschikbaar per maandag 6 januari 2025. De inzet is zeker voor 6 maanden maar met optie tot verlenging (meerdere malen). 

Locatie:
Zwolle / hybride

Inzet:
Detachering. Ben je ZZP'er en wil je graag voorgedragen worden? Dat is mogelijk via ons bureau.

Salarisindicatie:
€ 4200 - € 6000,- 

Andere (secundaire) voorwaarden waar je aan kan denken:

• Thuiswerkvergoeding - reiskostenvergoeding (OV vergoeding & kilometervergoeding)
• Vakantiegeld 8,33% (jaarlijks uitbetaald in mei)
• 25 vakantiedagen op een fulltime werkweek (optie voor het kopen van verlofdagen)
• Pensioenopbouw
• Wij faciliteren een laptop/telefoon wanneer je bij ons in dienst treedt
• Gebruik maken van FiscFree® - kopen met belastingvoordeel
• Mogelijkheid voor een fietsplan/auto van de zaak
• Trainingen op maat/inhoudelijke bijeenkomsten
• Netwerk van PMO'ers die je verder kunnen helpen

C5 groep

Contactpersoon
Albertine Buunk
+31623281595
buunk@buroc5.nl

Publicatiedatum
09-12-2024